لاقة بين المؤسسات ونظم المعلومات

1) العلاقة بين المؤسسات ونظم المعلومات

هل تستطيع نظم المعلومات " تنفيس مساحة " المؤسسات وذلك بواسطة تقليل عدد الطوابق؟
هل تسمح نظم المعلومات بتشغيل المؤسسة بعدد أقل من المدراء والموظفين؟
هل يمكن أستخدامها لأعادة هندسة الشركات لتصبح أقل حجما ً وأكثر فعالية وذات قرارات صميمية؟
هل من الممكن للمؤسسات أستخدام تكنولوجيا المعلومات لألغاء مركزية أتخاذ القرار ونقلها الى درجة العمال وبذلك يتم أطلاق المواهب المبدعة للملايين من الموظفين والأستفادة منها؟
هل من الممكن للمؤسسات إستعمال هذه الأنظمة لأعادة بناء أو هيكلة الأجراءات التجارية المتبعة؟
هل يمكن لشبكة الأنترنت أن تحل محل المؤسسات؟
لا أحد يستطيع أن ينكر أن نظم المعلومات ساهمت كثيرا ً في زيادة كفاءة المؤسسات وفعاليتها, ولكن ماهية العلاقة بالضبط هي دائما مصدر للنقاش.

العلاقة الثنائية المتبادلة
العلاقة بين نظم المعلومات والمؤسسات هي علاقة متبادلة التأثير. من جانب, فأن نظم المعلومات يجب أن تعمل ضمن المؤسسة على التزويد بالمعلومات التي تحتاجها الأقسام المهمة في المؤسسة. وعلى الجانب الآخر, يجب على المؤسسة أن تكون على أنتباه وأن تكون منفتحة على تأثيرات نظم المعلومات للأستفادة من أي تكنولوجيا جديدة. نظم المعلومات تؤثر على المؤسسات, والمؤسسات بالضرورة تتحكم في تخطيط هذه الأنظمة.
العلاقة بين أنظمة المعلومات والمؤسسات معقدة ٌ جدا ً. شكل 3-1 يبين كثير من العوامل التي تؤثر على التفاعل بين تكنولوجيا المعلومات والمؤسسات. هذه العوامل تتضمن بنية المؤسسة أو تركيبتها وأجراءات العمل المعتادة والسياسة والتقاليد المتبعة والبيئة المحيطة والقرارات الأدارية. في النهاية فأن المدراء يقررون نوع الأنظمة التي سوف تستخدم وكيفية عملها وطريقة تنفيذها. وفي كثير من الأحوال يلعب الحظ دورا ً كبيرا ً في النتيجة.

ما هي المؤسسة؟

هي بنية أجتماعية رسمية مستقرة تستغل الثروات في البيئة المحيطة وتعيد تصنيعها لتقدم منتوج آخر. هذا التعريف يلقي الضوء على ثلاثة عناصر في المؤسسة. رأس المال والعمالة هي عوامل إنتاج أولية زودت بها البيئة. المؤسسة تحول هذه المعطيات الى بضائع وخدمات من خلال دالة الأنتاج – عملية تحويل رأس المال والعمالة الى منتوج [ حيث أن دالة الأنتاج تمثلها العلاقة التالية: Q= A* (K, L)، حيث أن Q هي كمية الأنتاج الذي تحققه الشركة، K و L هما عوامل الأنتاج لرأس المال والعمالة. A تمثل عامل قياس الأنتاجية للتكنولوجيا الموجودة (عوامل مثل التعليم والمعرفة والتغيرات في التقنية والتكنولوجيا) وهي أكبر من صفر]. البضائع والخدمات يتم أستهلاكها بواسطة البيئة مقابل التزويد بالمُدخلات.
المؤسسة أكثر أستقرارا ً من الجماعات الغير رسمية عندما تأتي الى مدة البقاء واللأنتظام.
المؤسسات رسمية لأنها كينونات قانونية ويجب أن تلتزم بالقانون. لديها قوانين داخلية وأجراءات. المؤسسات هي وحدات أجتماعية لأنها عبارة عن تجمع من العناصر الأجتماعية.




تعريف المؤسسات قوي وبسيط وكن غير كافي في الوصف ولا حتى في أعطاء صورة وافية عن المؤسسة العالمية التي ينتمي اليها كل فرد منّا. التعريف الأكثر واقعية للمؤسسات وسلوكها هو أنها مجموعة من الحقوق وألأمتيازات والمزايا والمسئوليّات التي يتم موازنتها بدقة عبر الوقت من خلال النزاعات وحلولها. من خلال هذه النظرة السلوكية الى المؤسسة, فأن الأشخاص الذين يعملون في المؤسسات يطورون طرق مألوفة في العمل:يصبحوا مرتبطين من خلال العلاقات القائمة. ويعملوا ترتيبات مع الموظفين الأقل رتبة منهم ومع رؤسائهم حول كيفية تنفيذ العمل, وكميته والمواصفات المشترطة له. معظم هذه الترتيبات والمشاعر لا تناقش في الكتب الرسمية.

كيف ترتبط تعريفات المؤسسات بتكنولوجيا نظام المعلومات؟ تقنية الأقتصاد المجزأ للمؤسسات تشجع على الأعتقاد أن أدخال تكنولوجيا جديدة قد تغير الطريقة التي بها تتشارك المُدخلات لأعطاء النواتج. نظام الشركة يُعتقد أنه ذو قابلية عالية لتعويض رأس المال أو العمالة في بعضهما البعض.
لكن التعريف السلوكي الأكثر واقعية للمؤسسة يشير الى أن بناء أنظمة معلومات جديدة أو أعادة بناء القديم منها يستلزم أكثر من إعادة ترتيب الآلات والعمال. بدلا ً من ذلك, فأن التغير التكنولوجي يتطلب تغييرات في من يملك ويتحكم في المعلومات, ومن لديه الصلاحية في النفاذ الى تلك المعلومات وتجديدها، ومن يتخذ القرارات حول من , ومتى, وكيف. الصورة الأكثر تعقيدا ً تجبرنا على النظر الى كيفية التخطيط والأجراءات المستعملة للحصول على النواتج.
التعريفات التقنية والسلوكية للمؤسسات غير متناقضة. وعلى الأصح يكملان بعضهما البعض: التعريف التقني يخبرنا كيف أن آلاف الشركات في أسواق التنافس تمزج رأس المال والعمالة وتكنولوجيا المعلومات, بينما النموذج السلوكي يأخذنا الى داخل الشركة لنرى كيف تستعمل بعض الشركات رأس المال والعمالة لأعطاء النواتج.
يمكن لأنظمة المعلومات أن تغير نمط النظام في المؤسسة. بعض أنظمة المعلومات تغير التوازنات داخل المؤسسة من حقوق وامتيازات والتزامات ومسئوليات ومشاعر تم ترسيخها سابقا ً ولمدة طويلة من الزمن. هذا يعني أن المدراء لا يستطيعون تخطيط أنظمة جديدة أو فهم الأنظمة الحالية من دون فهم المؤسسات أولا ً.

2) المزايا المهمة للمؤسسات

هنا سوف نتعرف على المزايا الرئيسية للمؤسسات التي يجب أن يكون مدرائها على حذر عند بنائهم لأنظمة معلومات. هذه المزايا للمؤسسات هي عبارة عن عوامل وسيطة تؤثر على العلاقة بين المؤسسات وتكنولوجيا المعلومات(شكل 3-1).
بعض مزايا المؤسسات مشتركة بين جميع المؤسسات, والأخرى تختص بواحدة او أكثر. هنا سوف ندرس المزايا المشتركة بين المؤسسات أولا ً.

لماذا تكون المؤسسات عادة ً متشابهة ٌ جدا ً: المزايا المشتركة

من ناحية ما جميع الشركات الحديثة متشابهة, لأنها تشترك في الخصائص الملخصة في الجدول. وكان عالم الأجتماع الألماني ماكس ويبر أول من وصف مزايا المؤسسات النموذجية المتماثلة في عام 1911. لقد أطلق أسم بيروقرطيات على المؤسسات التي لديها بعض المزايا التركيبية كما في الجدول 3-1. بناءً على رأي ويبر, جميع البيروقراطيات الحديثة لديها أقسام مميزة من العمالة والتخصص. المؤسسات تستخدم أو تدرب الأفراد الذين يملكون مواهب ومهارات معينة.