تنظيم المعلومات والشركات والأجراءات التجارية

تنظيم المعلومات والشركات والأجراءات التجارية

الأهداف التعليمية بعد الأنتهاء من دراسة هذا الفصل سوف تستطيع أن:

1. تعرّف الميزات الهامة للمؤسسات.
2. تقيّم أهمية الدور المتغير لنظم المعلومات في المؤسسات.
3. تقارن نماذج تصف مصادر النظم في المؤسسات.
4. تقارن النظريات الرئيسية عن المؤسسات التي تساعدنا على فهم علاقتها مع نظم المعلومات.
5. تدرس تأثير نظم المعلومات على البنية التنظيمية والثقافة والأجراءات السياسية والأدارة.
6. تصف العواقب التنظيمية لتخطيط وتنفيذ النظم.



شركة شنايدر تستجيب للقوانين الجديدة للعبة الشحن

إلغاء القيود والقوانين أحدث ثورة في مجال العمل لتجارة الشحن. المنافسة بين الزبائن اشتدت حدتها. شركات الشحن الداخلية لم تعد تتبع القوانين الأدارية المتعلقة بنوع حمولة الشحن ومكان أرسالها. قبل تحرير القيود نفس هذه القوانين جعلت من الصعب على الزبائن تغيير الشركات الناقلة. لأنه فقط القليل من شركات النقل تستطيع الألتزام بهذه القوانين. كبار تجار المفرق ومصنّعي البضائع أنشأوا خدمات توصيل سريعة. وأرادوا أستخدام شركات شحن تستطيع نقل خدماتهم فوراً.
شركة شنايدر الأمريكية أستجابت فورا ً لطلبات السوق وتكيفت معها باستخدام استراتيجية متعددة الأتجاهات. حاولت القيام بتغييرات كبيرة في أسلوب وسياسة العمل لديها. حاولت الشركة أستبدال العقلية التقليدية الروتينية بأخرى أكثر فعالية ومرونة تتسم بأعطاء الأولوية لأنجاز الأعمال المطلوبة. المدير التنفيذي للشركة قام بالمساواة بين الموظفين وألغى مظاهرالطبقية مثل حجز مواقف السيارات للموظفين الكبار. وقام بتشجيع جميع الموظفين بأعطاء آرائهم عن كيفية تحسين العمل والنهوض به. وقام أيضا ً بتخصيص علاوات لذوي المجهود الأفضل. الخطوة الثانية كانت في أستخدام أنظمة معلومات جديدة لدعم هذه التغييرات.
حيث قامت الشركة بتزويد كل شاحنة بجهاز كمبيوتر بالإضافة الى هوائي متحرك (أنتينا). وقمر صناعي يتابع كل صغيرة للتأكد من ان كل شيء يسير طبقا ً للبرنامج. عندما يستلم المركز الرئيسي طلبية, يعلم المراقبون تماما ً أي شاحنة يجب أن يخصصوا لهذه الطلبية, المراقبون يرسلون تعليماتهم مباشرةً على الهواء الى السائق المعني ويزودوه بكامل المعلومات عن مكان الطلبية والأتجاه الذي يجب ان يؤخذ ورقم البوابة التي يجب ان يدخل منها ونوع الأوراق التي يجب أن يطلبها عند تسليم الطلبية. وخلال 15 الى 30 دقيقة من أرسال الطلبية الى كمبيوترات شركة شنايدر يستطيع الزبائن معرفة أي شاحنة سوف تأتي إليهم بالإضافة الى وقت وصولها.
هذا وقد بدأت شركة شنايدر بتزويد خدماتها الإدارية الى الشركات الأخرى وقامت بإنشاء فرع آخر منفصل لها لهذا الغرض. أحد عملائها هي شركة جنرال موتورز. حيث تقوم شنايدر بإدارة جميع طلبيات شركة جنرال موتورز من قطع الغيار, حوالى 453000 طلبية مرسلة يوميا ً الى أكثر من 9000 عميل ومخزن وموزّع ومحل تجاري. بينما الشركات ألأخرى تستخدم شاحناتها وطائراتها وقطاراتها التي تملكها, تقوم شركة شنايدر باستخدام نظم المعلومات لتعطي حلول باستخدام أفضل طريقة لنقل الحمولة حتى لو كانت الشاحنات تخص شركة أخرى. لجعل معلومات الشحن متوفرة لدى العملاء, قامت شنايدر بتخصيص موقع الكتروني عبر الأنترنت. الزبائن المعنيين يمكنهم استخدام الموقع للأستعلام مباشرة من شنايدر. العملاء يمكنهم أيضا ً استخدام الموقع لمتابعة حالة حمولتهم ومعرفة شركة الشحن التي تنقل الحمولة, ومعرفة موقع الحمولة وموعد وصولها واستلامها. النظام يجمع المعلومات عن جميع أنواع النقل بما فيها الشاحنات والقطارات وحتى الحمولات الصغيرة التي تكدس في شاحنة واحدة. الكثير من العملاء يعتقدون خطأ ً أن شنايدر تسير الشاحنات. بعض المنافسين الآخرين استجابوا لألغاء القيود فقط بتخفيض الأسعار فأدى ذلك الى إفلاسهم.




التحديات الأدارية

هناك ارتباط بين ظروف العمل التجاري وثقافة التنظيم وأستراتيجية الأدارة وتطور نظم المعلومات. يجب تطوير نظم المعلومات لتستجيب الى ضغوط التنافس في ظروف العمل المحيطة، ولكن قبل ذلك يجب تغيير الثقافة التنظيمية ومن ثم استخدام النظم الجديدة للحصول على النجاح.

التحديات الأدارية:
1. الصعوبات في التعامل مع التغيير. القيام بإحداث التغيير من خلال تطوير تكنولوجيا المعلومات ونظم المعلومات يتم إعاقته بواسطة عدم الفاعلية في المؤسسات. بكل تأكيد تتغير المؤسسات, والرؤساء الأقوياء مطلوبون لتحقيق ذلك. ولكن كما يتبين فيما بعد, وكما يكتشف الرؤساء ان عملية التغيير أكثر تعقيدا ً وأكثر بطئا ً مما تم توقعه.
2. إدخال التكنولوجيا الى المؤسسات ( أو العكس ). من المهم تنسيق تكنولوجيا المعلوماتية بالنسبة الى مخطط العمل التجاري, وبالنسبة الى إستراتيجية الأدارة لمخططات العمل التجاري وأيضا ً بالنسبة الى الأجراءات التنفيذية المعتادة في العمل التجاري. وفي النهاية فأن تكنولوجيا المعلومات يفترض أن تخدم أغراض الشركات. على الجانب الآخر, هذه المخططات التجارية بالأضافة الى المدراء القدماء والأجراءات التنفيذية المعتادة جميعها يمكن اعتبارها قديمة وغير ملائمة مع التكنولوجيا المرغوبة. في بعض الأحيان، يضطر المدراء الى إحداث تغيير في كامل المؤسسة حتى تتناسب مع التكنولوجيا الجديدة، وأحيانا ً الى إجراء تعديلات على كلا المؤسسة والتكنولوجيا للحصول على وضع أفضل.

هذا الفصل يبحث في العلاقة المعقدة ما بين المؤسسات وانظمة المعلومات. سوف يتم تقديم مزايا المؤسسات التي يجب فهمها لتخطيط وبناء وتشغيل أنظمة المعلومات. وسوف نفحص بدقة كيف ان أنظمة المعلومات تأثر على المؤسسات وكيف أن المؤسسات تؤثر على أنظمة المعلومات. في هذا الفصل نحاول أن نستنتج لماذا من الصعب أن تقوم الشركة بأحداث تغيير في نظامها باستخدام او بدون أستخدام التكنولوجيا, والتحديات أو العقبات التي تنشأ عن ذلك.